РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГЛАВЫ ВАСИЛЬЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ОКТЯБРЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
404314, Волгоградская область, Октябрьский район, с.Васильевка, ул.им.Головненко, 2
____________________тел.: 8(84475)6-61-21 факс: 8(84475)6-61-36_________________________
от 12 января 2015г. №5
«Об утверждении номенклатуры дел
администрации Васильевского
сельского поселения»
В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 06.10.2003 года № 131–ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Приказом Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», обеспечения полноты состава документов и правильного их содержания,
1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2015 года номенклатуру дел администрации Васильевского сельского поселения согласно приложению №1.
2. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Васильевского сельского поселения согласно приложению №2.
3. Назначить ответственной за делопроизводство в администрации Васильевского сельского поселения главного специалиста администрации Иванову Ю.М.
4. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента его подписания.
5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на главного специалиста администрации сельского поселения Иванову Ю.М.
Глава Васильевского сельского поселения О.В.Лавриненко
Приложение №1
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2015 год
Содержание
1. Положение по применению номенклатуры
2. Список сокращений, используемых в номенклатуре дел
3. Разделы номенклатуры дел
01. Дела Совета народных депутатов Васильевского сельского поселения.
02.Дела администрации Васильевского сельского поселения по основным вопросам деятельности
03. Дела администрации по Гражданской обороне, предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций
04. Дела администрации по кадровому обеспечению
05. Дела администрации по документационному обеспечению управления и организация хранения документов
06. Воинский учет, мобилизационная подготовка
07. Дела администрации по землеустройству
08. Дела администрации по финансированию деятельности поселения, бухгалтерскому учету и отчетности
09. Охрана труда
Положение
по применению номенклатуры дел администрации
Васильевского сельского поселения Октябрьского муниципального района
Органы местного самоуправления осуществляют свои функции на территории поселения, обеспечивают реализацию и выполнение действующего законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, Устава Васильевского сельского поселения, нормативных правовых актов Совета народных депутатов на соответствующей территории.
Структуру органов местного самоуправления Васильевского сельского поселения составляют:
- Совет народных депутатов Васильевского сельского поселения;
- Глава Васильевского сельского поселения;
- Администрация Васильевского сельского поселения.
Совет народных депутатов Васильевского сельского поселения является представительным органом Васильевского сельского поселения. Совет народных депутатов Васильевского сельского поселения подотчетен и подконтролен населению.
Совет народных депутатов Васильевского сельского поселения состоит из 7 депутатов и Главы Васильевского сельского поселения.
Глава Васильевского сельского поселения входит в состав Совета народных депутатов Васильевского сельского поселения с правом решающего голоса и исполняет полномочия его председателя.
Администрация Васильевского сельского поселения является исполнительно-распорядительным органом Васильевского сельского поселения, наделенным Уставом Васильевского сельского поселения полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Волгоградской области.
В соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» в единый государственный реестр юридических лиц внесена запись от 20 декабря 2005 года за ОГРН 1053458081643 о создании юридического лица – Администрации Васильевского сельского поселения.
Главой Администрации Васильевского сельского поселения является Глава Васильевского сельского поселения. Глава Васильевского сельского поселения руководит Администрацией Васильевского сельского поселения на принципах единоначалия.
Васильевское сельское поселение Октябрьского муниципального района Волгоградской области образовано Законом Волгоградской области "Об установлении границ и наделении статусом Октябрьского района и муниципальных образований в его составе" № 968-ОД от 15 декабря 2004 года.
Васильевское сельское поселение является сельским поселением в составе Октябрьского муниципального района, расположенного на территории Волгоградской области.
В состав Васильевского сельского поселения входят следующие населенные пункты:
1) с.Васильевка – административный центр;
2) с.Капкинка.
Данная номенклатура дел органов местного самоуправления сельского поселения представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в их делопроизводстве, с указанием сроков хранения.
Дела в номенклатуре дел отражают деятельность органов местного самоуправления Васильевского сельского поселения.
Выделены следующие направления:
01. Дела Совета народных депутатов Васильевского сельского поселения.
02.Дела администрации Васильевского сельского поселения по основным вопросам деятельности
03. Дела администрации по Гражданской обороне, предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций
04. Дела администрации по кадровому обеспечению
05. Дела администрации по документационному обеспечению управления и организация хранения документов
06. Воинский учет, мобилизационная подготовка
07. Дела администрации по землеустройству
08. Дела администрации по финансированию деятельности поселения, бухгалтерскому учету и отчетности
09. Охрана труда
Данная номенклатура дел разработана с целью рациональной организации делопроизводства, упорядочения учета и обеспечения сохранности документов до передачи их на муниципальное хранение.
Администрация Васильевского сельского поселения является источником комплектования архивных дел и имеет номенклатуру дел, утвержденную постановлением главы Васильевского сельского поселения. Номенклатура дел состоит из дел, которые фактически образуются в делопроизводстве, полностью отражают состав документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления поселения.
Сводная номенклатура дел составляется в соответствии с Уставом поселения, структурой и штатным расписанием администрации поселения по структурно-тематическому принципу. При разработке конкретной номенклатуры дел также учитывается и сложившаяся практика ведения делопроизводства в администрации поселения.
Каждый раздел номенклатуры дел содержит дела определенного направления деятельности администрации поселения.
Документы Совета как представительного органа власти выделены в самостоятельный раздел 01. Названия остальных разделов номенклатуры дел соответствуют основным направлениям деятельности исполнительного органа.
Заголовки дел внутри разделов номенклатуры дел располагаются в логической последовательности.
Номенклатура дел составлена с учетом действующих нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления (ДОУ).
При определении сроков хранения дел использовались: Приказ Министерства Культуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», перечень документов Министерства юстиции, органов учреждений юстиции и судов с указанием сроков хранения документов, Приказ Министерства Обороны Российской Федерации № 033 от 26.07.1997 г. «Об утверждении перечня документов со сроками их хранения».
Снижение сроков хранения дел не допускается. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных документов с учетом специфической особенности работы Совета и администрации поселения могут быть увеличены.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения направления деятельности и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.
Индексы дел обозначаются двумя парами арабских цифр, где первая пара цифр - индекс направления деятельности, а вторая - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В конце номенклатуры дел структурного подразделения помещаются 1 – 2 свободных резервных индекса дел (без указания заголовков) для записи в течение года новых дел, которые не были предусмотрены номенклатурой дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Обязательным требованием является раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания.
В графе 4 указывается срок хранения дела и номера статей по перечню или по примерной номенклатуре дел. Все документы, имеющие постоянный срок хранения, подлежат передаче в соответствующий муниципальный архив. Отметка «До минования надобности» (ДМН) означает, что документы имеют только практическое значение. Сроки хранения дел определяются ЭК администрации поселения, но не могут быть менее 1-го года.
Истечение сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве.
Отметка «ЭПК» означает, что после проведения экспертизы ценности документы, имеющие постоянный срок хранения, должны быть сформированы в дело и включены в опись с последующей передачей на муниципальное хранение.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о передаче дел и другое. В этой же графе при переносе информации на электронные носители делается соответствующая пометка, например – «электронные документы».
По окончании делопроизводственного года в конце индивидуальной номенклатуры дел проставляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, сообщаются архивному отделу администрации Октябрьского муниципального района.
Сводная номенклатура дел органов местного самоуправления составляется ежегодно в 4 квартале текущего года на следующий год сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства и архива, и согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения структуры администрации поселения номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от сроков ее предыдущего согласования.
Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах, представляется на согласование в муниципальный архив, после согласования утверждается главой Васильевского сельского поселения и вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. В последующие годы номенклатура дел ежегодно перепечатывается с учетом изменений в составе документации. Необходимым условием при этом является сохранение прежних индексов для всех дел, повторяющимся из года в год.
Утвержденная в установленном порядке номенклатура дел органов местного самоуправления Васильевского сельского поселения обязательна для применения в их делопроизводстве, а также является основным документом при проведении отбора документов для передачи на хранение в муниципальный архив Октябрьского района.